fbpx

Cum poate fi crescuta eficienta prin standardizarea activitatilor?

28/05/2019
Cum ne ajută procedurile operaționale?

Conceptul de crestere a eficientei este tot mai des intalnit in lumea afacerilor. Initial era un concept specific activitatilor de productie, dar inevitabil s-a extins si la nivelul activitatilor office. Succesul pe care l-au avut sistemele de eficientizare in cadrul companiilor de productie nu putea ramane fara ecou in ramura de servicii.

Chiar daca certificarea acestor imbunatatiri de proces este mai greu de cuantificat decat in cazul productiei datorita faptului ca nu pot fi numarate produsele fabricate/zi sau schimb, rezultatele exista si se regasesc in cresterea profitului sau in scaderea cheltuielilor de functionare.

In mod cert, toti cei care coordoneaza o activitate, consuma multa energie incercand sa gaseasca metode de a eficientiza procesele specifice activitatii. Acest articol doreste sa va ofere un instrument verificat si certificat in multe situatii concrete ca avand un randament ridicat si un procent crescut de succes.

Acest instrument se numeste:

standardizarea procedurilor de lucru.

Cu siguranta in compania fiecaruia dintre voi exista proceduri operationale interne care sunt respectate mai mult sau mai putin. Exista suficiente cazuri in care aceste proceduri nu mai corespund situatiei reale in care se afla compania din cauza ca au fost facute intr-un alt moment economic sau intr-un alt stadiu de dezvoltare in care se afla compania. O situatie si mai incurcata este atunci cand aceste proceduri operationale au fost create pe baze strict teoretice sau copiate de la alte companii, fara a fi adaptate la specificul companiei in care au fost integrate, iar respectarea lor ar duce la blocaje in cadrul activitatii.

In toate aceste situatii, procedurile operationale nu isi ating scopul propus, ba chiar mai mult, contravin acestuia. Iesirea din acest gen de situatii este una simpla: crearea unui sistem de proceduri operationale care sa corespunda realitatii si sa fie suficient de flexibil pentru a se putea adapta in permanent situatiei reale din diverse perioade de timp.

In locul acelor proceduri operationale stufoase prevazute intr-un dosar pe care nu il consulta nimeni, decat poate la angajare, pot fi create proceduri specifice fiecarui post din cadrul companiei cu trimitere exacta la activitatea de zi cu zi.

Sa luam un exemplu simplu:

Avem un post de secretariat cu atributiile de interfata directa cu clientii si colaboratorii. O procedura specifica acestui post ar presupune desemnarea clara a persoanelor cu care trebuie pusi in legatura clientii sau colaboratorii, in functie de categoria din care fac parte (ex: clienti persoane fizice sau persoane juridice) si de organizarea interna a companiei (cine este desemnat sa se ocupe de categoria respectiva si daca acea persoana lipseste, cine ii preia atributiile).

Sa luam un exemplu putin mai complex:

Director regional de vanzari – standardizarea procedurilor de lucru se face in acest caz in stransa legatura cu obiectivele pe care trebuie sa le atinga si trebuie sa fie un instrument care sa ii faciliteze atingerea acestor obiective. Din acest considerent, procedurile operationaele standard trebuie sa contina toate activitatile cheie de care e nevoie si momentele in care acestea trebuie desfasurate.

  1. In fiecare dimineata de la ora 8 la 9 – sedinta operationala cu reprezentantii de vanzari din subordine. 
  2. Analiza zilnica a vanzarilor din ziua precedenta si compararea lor cu tintele propuse (dupa incheierea sedintei si rezolvarea problemelor urgente).
  3. In fiecare dupa-masa, la incheierea programului, colectarea vanzarilor zilnice din sistem sau de la agentii de teren (pentru analiza din ziua urmatoare).
  4. Efectuarea raportului saptamanal si trimiterea acestuia vinerea pana la ora 15:00 la toate persoanele direct interesate.
  5. In urma realizarii raportului saptamanal, construirea strategiei pentru saptamana viitoare in raport cu obiectivele existente si cu rezultatele reale din teren.

In ambele cazuri se pot observa cateva aspecte pe care le putem considera elemente-cheie in construirea procedurilor operationale standard:

1. Procedura operationala standardizata are o structura simpla prin care se transmite un numar redus de informatii cheie

– o procedura complexa cu multe puncte de urmarit, reduce sansele studierii si respectarii ei de catre persoana careia i se adreseaza.

2. Obiectivul ei este acela de a clarifica aspectele importante care trebuie indeplinite in cadrul activitatii

– reduce riscul aparitiei confuziilor si erorilor.

3. Simplifica activitatea angajatului

– acesta nu este nevoit sa ia decizii cheie pentru care s-ar putea sa nu aiba toate informatiile necesare, fapt care ar duce la luarea unei decizii gresite.

4. Fluxul informatiilor in cadrul companiei devine unul eficient

– informatiile ajung la toti cei direct implicati in procesul respectiv si doar la ei (fara a ajunge si la alte persoane a caror activitate nu are legatura directa cu informatiile respective, ceea ce ar duce la perturbarea activitatii acestora sau la cresterea riscului de scurgere a unor informatii confidentiale).

5. Simplifica realizarea functiei de control de catre managementul companiei

– toate procesele pot fi urmarite foarte usor, urmarind firul procedurii standardizate.

6. Creaza un sistem eficient in cadrul companiei, in care persoanele sa poata fi inlocuite cu o mai mare usurinta la nevoie

– in caz de absenta de la serviciu (concediu de odihna, concediu medical, etc.) sau in cazul plecarii din companie (demisie).

Dupa cum spune si ultimul subpunct, un efect extrem de important al standardizarii procedurilor este acela al conceperii unui sistem intern capabil sa se adapteze in permanenta provocarilor. Desigur, este nevoie si de implementarea altor masuri de crestere a eficientei, concomitent cu standardizarea proceselor, iar efectul cumulat al acestora este mult mai mare decat in cazul implementarii singulare.

De exemplu, pentru cresterea eficientei instrumentului descris in randurile de mai sus este foarte utila organizarea pragmatica a spatiului de lucru si managementul vizual, construirea indicatorilor de performanta sau alte instrumente din aceeasi categorie de instrumente pentru eficientizarea si stabilizarea proceselor operationale.

Speram ca instrumentul descris sa va fie de folos in activitate!
phone linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram